No-shows entziehen einer Zahnarztpraxis still und leise Kapazitäten, und Patienten, die mit einer Reinigung überfällig sind, buchen selten von selbst wieder einen Termin. Praxen, die automatisierte Textnachrichten als Erinnerungen versenden, senken die No-Show-Rate von rund 31% auf etwa 14% (Quelle: Yapi patient-reminder no-show data, 2023). Dieser n8n-Workflow führt diese Erinnerungs- und Recall-Schleife leise im Hintergrund aus — ohne eine $300–600/Monat-Plattform wie Weave oder Solutionreach.

Was es macht:

1. Führt täglich (10 Uhr) eine Prüfung für Termine, die morgen anstehen, durch und sendet jedem Patienten eine Erinnerung — mit einer einfachen Option „ANTWORT RESCHEDULE“

2. Führt wöchentlich (montags) eine Prüfung für Patienten durch, die 6+ Monate nicht da waren, und sendet ihnen eine freundliche Recall-SMS, um sie zurückzuholen

3. Beide Nachrichten werden pro Patient per KI erstellt (Name, Termin/Leistung, Praxisname)

4. Markiert jeden Patienten als erinnert/abgerufen in deinem Google Sheet, damit niemand doppelt angeschrieben wird

5. Vollständiges Aktivitätsprotokoll, damit du jederzeit weißt, wer erinnert wurde und wer nicht

Enthalten:

• Vollständige n8n-Workflow-Datei (.json) — importieren und loslegen

• Einrichtungshilfe (dieses Dokument + Inline-Hinweise im Workflow)

• Bereit zur Verwendung strukturierte Google Sheets (Tabs „Dental Appointments“ + „Dental Patients Recall“)

• Editierbare KI-Prompts für beide Nachrichten (Erinnerung und Recall)

Voraussetzungen zum Starten:

• Eine laufende n8n-Instanz (self-hosted oder cloud)

• Ein Twilio-Konto mit einer Telefonnummer (SMS-fähig)

• Ein kostenloses Groq API-Konto für das Erstellen der KI-Nachrichten

• Ein Google-Konto für das Termin-/Recall-Sheet