Hochzeitsplaner Excel Vorlage: Budget, Gäste, Sitzplan

Eine gute Hochzeitsplaner Excel Vorlage erledigt vier Aufgaben in einer Datei: das Budget (geplant gegen tatsächlich, mit Anzahlungen und Fälligkeiten), die Gästeliste mit Zusagen und Menüwahl, den Sitzplan und die Dienstleister mit Kontakten und Zahlungsterminen. Wenn die Vorlage alles davon kann und die Summen echte Formeln sind, trägt sie dich von der Verlobung bis zu den Dankeskarten. Wenn sie nur in der Vorschau hübsch aussieht, baust du sie im März neu. Hier steht, was du vor dem Kauf prüfen solltest, was solche Vorlagen auf Getly gerade kosten und welches Format zu eurer Art zu planen passt.

Wie das Regal heute aussieht

Wir haben am 4. November 2026 gemessen. Zwei Gruppen sind wichtig, und sie liefern unterschiedliche Zahlen.

• Das ganze Regal: die fünf Kategorien, in denen Hochzeitsplaner liegen (Budgetplaner und Tracker, Excel-Vorlagen, Google-Sheets-Vorlagen, Vorlagen für Hochzeitswebsites und digitale Planer). Dort sind 360 aktive Produkte. Der Medianpreis liegt bei 10 $, die mittlere Hälfte zwischen 5 $ und 12,99 $. Nur 1,9 % sind kostenlos.
• Nur Hochzeitsplaner: Produkte, deren Name „wedding planner“, „wedding planning“ oder „wedding budget“ enthält. Das ist eine kleine Gruppe von 5 Produkten. Ihr Median liegt ebenfalls bei 10 $, die mittlere Hälfte bei 9,99 $ bis 12,99 $, kostenlos ist keines. In den Dateien findest du XLSX-Arbeitsmappen, PDFs und ZIP-Archive.

Realistisch zahlst du also etwa 10 $ für einen eigenen Hochzeitsplaner. Ein allgemeiner Budget-Tracker aus dem größeren Regal kann günstiger sein, ab etwa 5 $, aber Gäste und Sitzplan baust du dann selbst dazu.

Bei den Lizenzen gibt es mehr Unterschiede als bei den Preisen. Im ganzen Regal erlauben 47,8 % der Produkte kommerzielle Nutzung, 20,6 % nur private, bei 29,4 % ist keine Lizenz angegeben. Unter den 5 Hochzeitsplanern erlauben 40 % kommerzielle Nutzung, 20 % private, 40 % nennen keine Lizenz. Für eure eigene Hochzeit reicht die private Nutzung. Wenn du als Hochzeitsplanerin oder Hochzeitsplaner die Datei für Kunden nutzen willst, brauchst du eine kommerzielle Lizenz, schriftlich.

Was die Tabelle erfassen sollte

Öffne die Vorschaubilder und such nach diesen Tabellenblättern. Die Namen ändern sich, der Inhalt nicht.

Budget

• Eine Zeile pro Posten (Location, Catering, Fotograf, Kleid, Ringe, Blumen, Musik, Papeterie, Transport) mit einer Spalte geplant und einer Spalte tatsächlich.
• Eine Spalte Anzahlung bezahlt und eine Spalte Restzahlung fällig am. Fast alles bei einer Hochzeit wird in Raten bezahlt, und vergessene Restzahlungen sind die klassische Überraschung.
• Eine Differenzspalte, die rot wird, sobald der Ist-Wert den Plan übersteigt.
• Eine Übersicht oben: Gesamtbudget, schon ausgegeben, noch offen.

Gästeliste

• Name, Seite (deine, die deines Partners, gemeinsam), Adresse für die Einladung, E-Mail oder Telefon.
• Zusage, Begleitung ja oder nein, Menüwahl und Unverträglichkeiten, Kinder.
• Zähler, die sich selbst aktualisieren: eingeladen, zugesagt, abgesagt, offen. Das Catering fragt genau nach der Zahl der Zusagen und der Menüverteilung.

Sitzplan

• Tische mit Platzzahl, Gäste per Dropdown aus der Gästeliste zugeordnet und nicht ein zweites Mal getippt.
• Eine Prüfung, die warnt, wenn ein Tisch überbelegt ist oder ein zugesagter Gast keinen Platz hat.

Dienstleister

• Ansprechperson, Telefon, E-Mail, Vertrag unterschrieben ja oder nein, was enthalten ist, Ankunftszeit am Tag selbst.
• Am besten mit dem Budget verknüpft, damit der Preis eines Dienstleisters nur an einer Stelle steht.

Zeitplan und Checkliste

• Aufgaben nach Monaten vor der Hochzeit gruppiert, mit einer Spalte „erledigt“.
• Ein Ablaufplan für den Tag: wer wann kommt, Trauung, Essen, Reden, letzter Song.

Excel, Google Sheets, PDF oder digitaler Planer

Das Format bestimmt mehr als das Design, wie ihr plant. Wähl es zuerst.

Format	Gut für	Darauf achten
Excel (.xlsx)	Offline arbeiten, viele Formeln, eine Person führt die Finanzen	Teilen heißt Dateien hin und her schicken; prüf, ob die Vorlage in deiner Excel-Version läuft
Google Sheets	Zu zweit gleichzeitig bearbeiten, Eltern oder Planer ein Blatt nur zum Ansehen freigeben	Kommt meist als Link, der eine Kopie anlegt; die Kopie muss dir gehören und darf nicht schreibgeschützt sein
PDF zum Ausdrucken	Ordner, Checklisten zum Abhaken von Hand, Ablaufplan für die Location	Keine Formeln: Summen und Zusagen zählst du selbst
Digitaler Planer (PDF für Tablet-Apps)	Notizen, Moodboards, Handschrift auf dem iPad	Das Budget rechnest du von Hand; kombinier ihn mit einer Tabelle

Viele Paare landen bei zwei Dateien: einer Tabelle für Geld und Gäste und einem gedruckten oder digitalen Planer für Checkliste und Notizen. Das ist in Ordnung. Die Zahlen sollten nur an einer Stelle stehen.

Stöbere nach Format: Excel-Vorlagen, Google-Sheets-Vorlagen, Budgetplaner und Tracker und digitale Planer. Wenn du auch eine Seite für die Gäste mit Datum, Ort und Zusage brauchst, schau bei den Vorlagen für Hochzeitswebsites.

Checkliste vor dem Kauf

1. Lies die Dateiliste. Jede Produktseite auf Getly hat ein kurzes FAQ, das aus den Daten des Produkts selbst entsteht: Anzahl der Dateien, Formate und Gesamtgröße. Wenn du Excel willst und dort nur ein PDF steht, ist es nicht dein Produkt.
2. Formeln statt getippter Zahlen. Beschreibung oder Vorschau sollten Summen zeigen, die sich neu berechnen. Ein Screenshot mit runden Zahlen beweist nichts. Achte auf Hinweise wie „automatische Summen“, „Formeln enthalten“ oder „Dropdowns“.
3. Geschützte Blätter. Manche Vorlagen sperren Zellen, damit die Formeln heil bleiben. Gut, solange du trotzdem Zeilen für Gäste und Budgetposten ergänzen kannst. Steht dazu nichts in der Beschreibung, frag den Verkäufer.
4. Währung und Datumsformat. Eine Vorlage in Dollar mit US-Datum funktioniert, aber das Währungszeichen sollte ein Zellformat sein, das du auf Euro umstellen kannst, und kein Text an jeder Zahl.
5. Platz für mehr. Eine Gästeliste mit 100 Zeilen wird bei 150 Gästen zum Problem. Die Vorschau sollte zeigen, wie viele Zeilen es gibt oder dass die Tabelle mitwächst.
6. Lizenz. Jedes Produkt nennt eine: privat, kommerziell, erweitert, CC0 oder eigene Bedingungen. Privat reicht für eure Hochzeit. Steht keine da, frag vor dem Kauf.
7. Vorschaubilder. Du willst jedes Tabellenblatt sehen, nicht drei Fotos eines Laptops auf Marmor.

Was du zahlst und wie die Datei kommt

Bei einem Median von 10 $ für Hochzeitsplaner und 10 $ im ganzen Regal ist die Vorlage einer der kleinsten Posten im Budget. Mit mehr als 13 $ liegst du über drei Vierteln der gemessenen Hochzeitsplaner. Dafür sollte es etwas extra geben: mehr Blätter, ein passendes PDF zum Ausdrucken oder Excel und Google Sheets in einem Kauf.

Du zahlst mit Karte oder mit den Stablecoins USDT/USDC, ein Getly-Konto brauchst du nicht. Die Bestätigungs-E-Mail listet jede Datei mit eigenem Download-Link auf, gültig für 30 Tage. Speicher die Dateien gleich dort, wo ihr beide drankommt. Wenn die Datei nicht der Beschreibung entspricht, hast du 30 Tage Zeit für eine Erstattungsanfrage; das Getly-Team prüft jede Anfrage.

Ein 12-Monats-Plan für Paare, die über die Feiertage anfangen

Viele Verlobungen fallen in den Dezember, und die ruhigen Tage zwischen den Feiertagen eignen sich gut, um die Datei anzulegen. Diese Reihenfolge passt zu den meisten Vorlagen.

Wann	Was du einträgst
12 Monate vorher	Gesamtbudget, grobe Gästezahl, zwei oder drei mögliche Termine. Nur die Spalte „geplant“ füllen.
11-10 Monate	Locations ansehen, eine buchen, Anzahlung und Fälligkeit der Restzahlung eintragen. Die Location bestimmt die Gästezahl.
10-8 Monate	Fotograf, Catering, Musik. Jeden mit Vertragsstatus ins Dienstleister-Blatt.
8-6 Monate	Vollständige Gästeliste mit Adressen. Save-the-Date-Karten verschicken. Kleid und Anzug.
6-4 Monate	Blumen, Torte, Transport, Ringe. Ist mit Plan vergleichen und Geld zwischen Posten verschieben.
4-2 Monate	Einladungen raus, die Spalte mit den Zusagen füllt sich. Termin für Haare und Make-up.
6-4 Wochen	Bei fehlenden Zusagen nachfragen. Menüzahlen ans Catering. Sitzplan beginnen.
2 Wochen	Finaler Sitzplan, Ablaufplan, Liste der offenen Restzahlungen und wer sie übernimmt.
Danach	Geschenke abhaken, Dankeskarten schreiben, Budget mit der echten Summe abschließen.

Zwei Gewohnheiten machen den Unterschied. Erstens: Trag den Ist-Wert am Tag der Zahlung ein, nicht am Monatsende. Zweitens: Jeder von euch bekommt ein eigenes Blatt. Eine Person führt das Budget, die andere die Gäste. Gemeinsame Dateien scheitern, wenn alle alles ändern.

Kurze Antworten

Reicht eine kostenlose Vorlage? Manchmal. Im ganzen Regal sind nur 1,9 % kostenlos, unter den 5 Hochzeitsplanern keiner. Eine kostenlose Budgettabelle geht, wenn du Gäste und Sitzplan selbst ergänzt.

Excel oder Google Sheets? Plant ihr zu zweit, Google Sheets. Führt eine Person die Finanzen und oft offline, Excel. Manche Produkte enthalten beide Versionen.

Darf eine Hochzeitsplanerin eine Vorlage für Kunden nutzen? Nur mit kommerzieller oder erweiterter Lizenz. Im ganzen Regal erlauben 47,8 % der Produkte kommerzielle Nutzung; lies die Lizenzzeile des jeweiligen Produkts.