Buchhaltung Vorlage Excel für kleine Unternehmen

Eine gute Buchhaltung Vorlage für Excel erledigt für ein kleines Unternehmen vier Dinge: Sie erfasst jede Einnahme und jede Ausgabe mit Datum und Kategorie, zeigt Gewinn und Verlust pro Monat, sagt dir, wer dir noch Geld schuldet, und legt beiseite, was du an Steuern zahlen wirst. Alles andere ist Deko. Hier liest du, was eine brauchbare Vorlage erfassen muss, welcher Aufbau zu welchem Geschäft passt, was solche Vorlagen auf Getly kosten und was du vor dem Kauf prüfen solltest.

Was es auf Getly gerade gibt

Wir haben den Katalog am 4. November 2026 gemessen. Zwei Zahlenreihen sind wichtig.

• Buchhaltungsvorlagen. Angebote, deren Name „bookkeeping“, „accounting“, „ledger“ oder „profit“ enthält: 47 Angebote. Die mittlere Hälfte kostet zwischen 9,23 $ und 15 $, der Median liegt bei 12,99 $, 2,1 % sind kostenlos. 59,6 % haben eine kommerzielle Lizenz, 25,5 % eine private, bei 10,6 % ist keine Lizenz angegeben.
• Das ganze Regal. Excel-Vorlagen, Tabellen und Rechner, Google-Sheets-Vorlagen und Business und Finanzen zusammen: 530 Angebote, Median 12 $, mittlere Hälfte 7,60 $ bis 15 $, 2,5 % kostenlos. 48,9 % haben eine kommerzielle Lizenz.

Eine komplette Buchhaltungstabelle kostet also etwa so viel wie ein Mittagessen. Das ist viel weniger als eine Stunde beim Steuerberater, und genau so solltest du vergleichen: Die Vorlage ersetzt den Steuerberater nicht, sie macht seine Stunde kürzer.

Was eine brauchbare Vorlage erfassen muss

Öffne die Vorschaubilder und such nach diesen Blättern. Fehlt eines der ersten fünf, baust du es selbst.

Blatt	Inhalt	Warum
Einnahmen	Datum, Kunde oder Kanal, Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer, Zahlstatus	Die Grundlage für alles andere
Ausgaben	Datum, Lieferant, Kategorie, Betrag, Vorsteuer, Belegnummer	Ausgaben, die du belegen kannst
Kategorien	Deine eigene Kontenliste, bearbeitbar	Summen passen zu deiner Steuererklärung
Gewinn und Verlust pro Monat	Einnahmen minus Ausgaben, Monat und Jahr bis heute	Die eine Zahl, die du monatlich prüfst
Steuerrücklage	Ein Prozentsatz vom Gewinn oder die eingenommene Umsatzsteuer	Keine Überraschung beim Steuertermin
Offene Posten	Unbezahlte Rechnungen mit Fälligkeit und Tagen im Verzug	Geld, das dir zusteht
Kassenbuch oder Bankabgleich	Anfangsbestand, Eingänge, Ausgänge, Endbestand	Findet vergessene Buchungen
Dashboard	Diagramme zu allem oben	Schön, aber kein Ersatz

Das Kategorienblatt ist am häufigsten schlecht gebaut. In einer guten Vorlage benennst du Kategorien um oder fügst neue hinzu, und alle Summen ziehen mit. In einer schlechten stehen die Namen direkt in den Formeln, und wer „Software“ umbenennt, zerstört das ganze Jahr.

Welcher Aufbau für welches Geschäft

Freelancer oder Kleinunternehmer

Du brauchst die einfachste Version: Einnahmen, Ausgaben, Monatsergebnis und eine Zeile für die Steuerrücklage. Rechnungen kannst du in einem anderen Tool schreiben. Vorlagen mit Lager und Wareneinsatz brauchst du nicht, du kämpfst sonst mit leeren Spalten. Für eine Einnahmenüberschussrechnung sollten deine Kategorien zu den Zeilen der EÜR passen: Frag deinen Steuerberater, welche du brauchst.

Onlineshop oder Marktplatz-Verkäufer

Das Geld kommt abzüglich Gebühren, oft als eine Auszahlung für viele Bestellungen. Such eine Vorlage, die Bruttoverkauf, Plattformgebühr und Auszahlung getrennt erfasst, dazu die Herstellungs- oder Einkaufskosten pro Stück. Ohne Gebührenspalte sieht dein Gewinn größer aus, als er ist.

Dienstleistung mit Rechnungen

Hier zählt das Blatt mit den offenen Posten: Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag und eine Spalte „Tage im Verzug“, die sich selbst einfärbt. Nummeriert die Vorlage auch die Rechnungen, passieren weniger Fehler.

Laden mit Lager

Du brauchst ein Lagerblatt, das den Wareneinsatz in die Gewinnrechnung gibt. Prüfe, ob der Bestand sinkt, wenn du einen Verkauf einträgst, oder ob die Vorlage wenigstens erklärt, wie du monatlich zählst. Beim Lager stoßen einfache Tabellen an ihre Grenze.

Mehrere Leute

Überleg dir eine Google-Sheets-Vorlage: Alle arbeiten in einer Datei, die Formelzellen sind geschützt. Prüfe, wer was bearbeiten darf.

Checkliste vor dem Kauf

• Excel oder Google Sheets. Eine .xlsx-Datei öffnet sich in Google Sheets, aber Makros laufen dort nicht, und manche Funktionen ändern sich. Stehen Makros oder VBA in der Beschreibung, ist es nur für Excel.
• Geschützte Formeln. Gesperrte Zellen verhindern, dass du eine Summe überschreibst.
• Währung und Datumsformat. Eine Vorlage für US-Datum und Dollarzeichen liest 03/04 und das Dezimalkomma eventuell falsch. Die Währung sollte eine Einstellung sein, nicht in jeder Zelle stehen.
• Umsatzsteuer. Eigene Spalte, Steuersatz als Einstellung, nicht im Betrag versteckt.
• Neues Jahr ohne Umbau. Such nach einer Anleitung für den Jahreswechsel oder einer Kopie pro Jahr.
• Ausgefülltes Beispiel. Eine Version mit Beispieldaten zeigt, wie die Blätter zusammenhängen. Lösch sie, bevor du startest.
• Anleitung. Ein kurzes PDF oder ein Anleitungsblatt ist mehr wert als ein Dashboard.
• Lizenz. Für dein eigenes Unternehmen reicht meist eine private Lizenz oder eine für ein Unternehmen. Arbeitest du als Buchhalter für Kunden mit der Vorlage, brauchst du eine kommerzielle Lizenz, die Kundenarbeit erlaubt. Steht keine Lizenz dabei, frag den Verkäufer.

Fast alle Vorlagen im Katalog sind auf Englisch. Kategorien übersetzt du schnell, prüf aber, dass keine Formel auf englische Kategorienamen verweist.

Was eine Tabelle nicht kann

• Sie kennt die Steuerregeln deines Landes nicht. Kategorien und Steuersätze müssen zu deinen Formularen passen, und das erste Jahr sollte ein Steuerberater ansehen.
• Sie ist nicht mit deiner Bank verbunden. Du trägst Buchungen selbst ein, deshalb ist der monatliche Abgleich mit dem Kontoauszug Pflicht.
• Sie hat keine Änderungshistorie. Jeder kann eine alte Buchung ändern. In Deutschland verlangen die GoBD, dass Aufzeichnungen nachvollziehbar und unveränderbar sind: Bewahr Belege und Kontoauszüge getrennt auf und kläre mit deinem Steuerberater, ob eine Tabelle für dich reicht.
• Sie hat eine Grenze. Hunderte Buchungen im Monat, Lohnabrechnung oder mehrere Währungen sind ein Zeichen, auf Buchhaltungssoftware umzusteigen.

Eine Monatsroutine in dreißig Minuten

1. Einnahmen und Ausgaben des Monats eintragen.
2. Jeder Zeile eine Kategorie geben.
3. Endbestand mit dem Kontoauszug abgleichen.
4. Jede Rechnung anmahnen, die als überfällig markiert ist.
5. Die Steuerrücklage auf ein eigenes Konto überweisen.
6. Das Ergebnis lesen: Ist der Monat besser oder schlechter als der letzte, und warum.

Kaufen auf Getly

Du zahlst per Karte, mit Apple Pay oder Google Pay, wenn dein Gerät das unterstützt, oder mit den Stablecoins USDT/USDC. PayPal wird nicht akzeptiert. Ein Konto brauchst du nicht. Bei Kartenzahlung bekommst du die Dateien direkt nach der Zahlung, und die Quittungs-E-Mail enthält einen Download-Link für jede Datei. Jeder Shop legt eine Rückgabefrist von mindestens 30 Tagen fest. Stöber in Excel-Vorlagen, Google-Sheets-Vorlagen, Tabellen und Rechner und Business und Finanzen, und lies vor der Wahl die Dateiliste und die Lizenz jedes Angebots.